22 Oktober 2010

Beste kollegas

DIE REGISTRASIE VAN HUWELIKE BY DIE DEPARTEMENT VAN BINNELANDSE SAKE

Ek wil baie graag heel aan die begin vir julle baie dankie sê vir julle geduld en vriendelikheid met hierdie proses. Ek weet die geduld is/was nie altyd daar nie – so ook nie die vriendelikheid nie - ’n mens moet somtyds na jou tande soek om op te byt. Maar, dit is nou eenmaal waar ons is met hierdie saak.

Ek vra ook weer dat ons almal sal onthou waar die hele ding begin het: die ontdekking dat sommige

huwelike wat ons gedink het wel geregistreer is, al die tyd toe nie was nie. Iewers het die dokumente

verlore geraak. Dis toe dat ons uitgevind het, die Departement van Binnelandse Sake (DBS) aanvaar

nie meer geposte dokumente nie – juis omdat hulle nie die posdiens vertrou nie. Van toe af het ons

keer op keer met senior beamptes van die DBS vergader om die mees aanvaarbare ooreenkoms vir

predikante (binne hulle wetlike raamwerk en vereistes) te beding.

Die probleem was boonop dat hulle kommunikasie met die verskillende streke, asook uiteindelik hulle

plaaslike kantore (waar ons as huweliksbevestigers onderskeidelik geregistreer is en by wie ons

besigheid doen), dikwels ontoereikend was. Landwyd-gesproke was daar 'n Babelse verwarring. Op

een plek was die vereistes so, op 'n ander plek sus. Dit het geweldige uitdagings aan ons (kerklike)

kommunikasie gestel – en die gemoedere het somtyds effe van die grond af gelig!

Na ons jongste gesprekke met mnr Jimmy Malemela (adj direkteur van die DBS) het hy persoonlik sy

kantore begin besoek en ander gebel om hulle duideliker instruksies te gee. Ons het ons groot

waardering namens die kerk teenoor hom uitgespreek. Hy doen regtig sy bes in 'n baie moeilike en

uitdagende situasie – naamlik om 'n staatsdepartement bekend (berug) vir sy korrupsie en

ondoeltreffendheid, om te draai tot betroubare dienslewering.

Die jongste stand van sake lyk so:

1. Uit die gegewens tot ons beskikking is dit duidelik dat bykans elke streekkantoor van die DBS sy eie interne probleme het met die interpretasie van opdragte en daarom reëlings oor huweliksregistrasies kan hê wat van mekaar verskil. Sommige van hulle moet ook unieke aanpassings maak weens, onder andere, kapasiteitsprobleme.

2. Ons as huweliksbevestigers gaan onsself regtig baie help deur daarna te strewe om ’n positiewe

verhouding met die personeel van die plaaslike DBS-kantoor op te bou. As dinge gespanne is, versoek 'n gesprek met die betrokke verantwoordelike amptenaar en kyk of daar nie tot 'n aanvaarbare vergelyk gekom kan word nie. In ons nuwe staatsbedeling is dit meer as voorheen nodig dat ons op plaaslike vlak sover moontlik goeie verhoudinge sal bou met die owerheid daar.

3. Die Sentrum vir Kommunikasie (ons) het beperkte mandaat. Ons onderhandel slegs namens die kerke. Ek het nie die jurisdiksie om aan te dring op beter opleiding vir DBS-amptenare of

om uitsprake oor DBS-amptenare se implementering van hulle interne prosesse te maak nie. Ons werk van ons kant af hard om ’n gesonde verhouding met alle DBS-kantore te handhaaf en kan bevestig dat ons baie goeie samewerking van die DBS-hoofkantoor in Pretoria ontvang.

4. Hier volg die algemene reëls volgens die nuutste inligting tot ons beskikking:

4.1 Hoewel huweliksbevestigers steeds hulle ou huweliksregisters mag gebruik totdat dit op is, word

daar nou drie (3) stelle ID-foto’s (swart en wit/gekleurd en volgens die normale formaat van ID-foto’s), sowel as drie (3) stelle vingerafdrukke (linker-duimafdruk) van beide die bruid en die bruidegom vereis vir alle huwelike wat bevestig word. In die nuwe register is daar aangeduide spasies daarvoor.

In die ou register word dit direk langs die spasie vir die bruid en bruidegom se handtekeninge

aangebring. Vanselfsprekend die bruid s'n by haar handtekening en die bruidegom langs syne.

Spesiale duur toerusting is nie hiervoor nodig nie: ’n ink-kussinkie en swart ink is voldoende om ’n

duidelik sigbare duimafdruk te verskaf en kan by Waltons of selfs CNA gekoop word. Die DBS het

begrip daarvoor dat predikante wat as huweliksbevestigers optree, nie noodwendig almal opleiding

hierin ondergaan het nie. Weens praktiese implikasies (oa die ink aan die vingers) sou ’n mens dit kon oorweeg om die neem van die duimafdrukke tydens die finale huweliksgesprek vooraf af te handel.

4.2 ’n Stel foto’s word bo-aan elkeen van die drie (3) bladsye van die huweliksregister vasgekram – nie gegom nie! Gom is nie verkieslik nie, aangesien dit dikwels loskom en foto’s dan verlore mag raak, of die registervorm beskadig word met die losmaak/afhaal daarvan.

4.3 In verband met die volgende reëling is daar dikwels verwarring by sommige kantore. Ons moet

mekaar help. Die reëling waarop ooreengekom is (en tans met erns en moeite deur mnr Malemela aan sy streekskantore gekommunikeer word), is die volgende: Die oorspronklike blad word by die DBS ingegee; die eerste kopie (tweede blad) word aan die huwelikspaar gegee as bewys van die huwelik en die derde blad bly in die huweliksbevestiger se register vir sy verdere verwysing. Dit geld vir ou sowel as nuwe registerboeke. Dit mag dalk net spanning met inhandiging verlig, asook die taak van die DBS baie vergemaklik, indien die huweliksbevestiger ’n fotostaat van die eerste blad vir die huwelikspaar gee (dus na die huwelikssluiting pos), sodat daar nie onnodige woordewisseling met inhandiging hoef plaas te vind nie, maar ook sodat die streekkantoor nie eers vir hulle eie rekords ook nog so ’n afskrif moet maak voordat die oorspronklike na Pretoria gestuur word nie.

4.4 Ten einde bedrog te probeer beperk, mag dit moontlik gebeur dat huweliksbevestigers se eie

vingerafdrukke voortaan gekontroleer word teen die databasis van die DBS. Dit beteken dat die

vingerafdrukke geverifieer word en indien daar geen rekord hiervan op die databasis is nie, word

duimafdrukke geneem ter wille van die volledige rekord van die huweliksbevestiger.

4.5 Sou dit gebeur dat ’n huweliksbevestiger nie persoonlik sy registrasies kan behartig nie, moet hy/sy ’n skriftelike toestemmingsbrief aan ’n verantwoordelike persoon as derde party verskaf. Ons

voorstel sou wees dat sodanige brief in Engels moet wees, maar dit hang weereens af van die betrokke streekkantoor se omstandighede.

4.6 Hoewel daar probeer word om huweliksbevestigers nie onnodig lank in rye te laat wag nie, speel

die grootte en kapasiteit van die DBS-kantoor en die aantal huweliksbevestigers wat daar geregistreer

is, onder meer ’n rol hierin. Dit is verder ook so dat die DBS-amptenare sommige tye van die dag self

besig is met die bevestiging van huwelike. Ook hiervoor kan ons probeer begrip toon en by die

amptenare self uitvind watter tydsgleuf en dag hulle voorstel vir die minste ontwrigting.

4.7 By sommige DBS-kantore word die afgelope tyd skofte gewerk in ’n poging om deur middel van

langer ure beter diens te lewer. So weet ons van kantore wat gedurende die week soggens vanaf 07:00 tot smiddae om 17:00 oop is, terwyl hulle ook op Saterdagoggende oop is.

4.8 Soos reeds vermeld (en soos in die meeste organisasies), is kommunikasie binne die DBS

soms ’n uitdaging. Dit bring mee dat nie alle streekkantore oor die land heen gelyktydig ingelig is oor

die reëlings waaroor met die hoofkantoor in Pretoria ooreengekom is nie. Dit mag goed wees indien

ons hiervoor begrip probeer toon.

5. Ons herinner weereens vriendelik daaraan dat die Sentrum vir Kommunikasie slegs as tussenganger tussen die Departement van Binnelandse Sake (DBS) en huweliksbevestigers optree – ons is nie verantwoordelik vir hoe die DBS die registrasie van huwelike hanteer nie. Onthou asseblief dat die Sentrum se betrokkenheid by hierdie proses ontstaan het toe ons deur 'n gemeente genader is om hulp met registrasies wat per pos ingedien is, maar weggeraak het.

Nogmaals baie dankie vir almal se geduld ten opsigte van hierdie saak. Ons hou julle op die hoogte van enige verdere verwikkelinge in hierdie verband.

Vriendelike groete

Dr Ben du Toit

Direkteur Kommunikasie: NG Kerk Sinode van Wes-en-Suid-Kaap

Redakteur Elektroniese Kommunikasie Algemene Sinode NG Kerk

Parlementêre Lessenaar Algemene Sinode NG Kerk

Privaatsak X8, Bellville, 7535

Tel: 021 957 7196; Faks: 021 957 7197

Sel: 0823 328 700

bendutoit@kaapkerk.co.za

Formaat van egskeidingsbevele

I. Ons kantoor het die afgelope tyd heelwat navrae ontvang oor die formaat van egskeidingsbevele wat tydens die registrasie van huwelike aanvaar word as bewys van egskeiding.

Hieroor het die Departement van Binnelandse Sake (DBS) se hoofkantoor in Pretoria verlede week (na verskeie navrae) reageer. Weens probleme met vervalsings en bedrog, moet alle egskeidingsbevele wat na 2006 uitgereik is, oor die volgende kenmerke beskik:

1. ’n Kantoor-stempel van die griffier van die hof waar die bevel uitgereik is;

2. Die griffier van die hof se handtekening;

3. Die name en ID-nommers van beide partye genoem in die egskeidingsbevel

Oor egskeidings wat van voor 2006 dateer, is die DBS effe onduidelik oor presies wat die departement van huweliksbevestigers verwag. Egskeidingsbevele wat voor 2006 uitgereik is, het blykbaar nie almal al die bogenoemde kenmerke vertoon nie. Daarom is dit belangrik dat ID-afskrifte saam met die res van die dokumentasie ingedien word vir die registrasie van huwelike waar een of albei partye geskei is. Gelukkig is dit reeds ons gebruik om ID-afskrifte in te dien.

By “Opmerkings” in die huweliksregister word ingeskryf dat byvoorbeeld die man geskei is. Die verwysingsnommer van die hooggeregshofbevel word dan ook volledigheidshalwe daar ingeskryf.

Weereens geld die goue reël: huweliksbevestigers word aangemoedig om die verhouding met hulle plaaslike DBS-kantoor so goed moontlik uit te bou om enige vrae en onduidelikhede dan maklik daar plaaslik tot almal se bevrediging uit te klaar.

II. Oor die bevestiging van huwelike óór provinsiale grense in Suid-Afrika het ons ook navrae ontvang. Die DBS bevestig nou weer dat, in terme van Artikel 3 van die Huwelikswet (Wet 25 van 1961) huweliksbevestigers aangestel word met die bevoegdheid om huwelik binne die grense van die Republiek van Suid-Afrika te bevestig. Dit is wel belangrik om te onthou dat die dokumentasie van enige huwelik ingehandig moet word by die kantoor waar jy as huweliksbevestiger geregistreer is en nie in ’n ander provinsie nie. In ons aanvanklike samesprekings met die DBS twee jaar gelede, is mondelings aan ons meegedeel dat 'n huweliksbevestiger die huwelik van twee Suid-Afrikaanse burgers op enige plek (in die wêreld) kan voltrek (let wel, albei partye moet oor 'n SA-identiteitsdokument beskik), solank die HB die register-dokumente by die kantoor inhandig waar sy/haar lêer gehou word (maw, jou DBS-kantoor). Dit mag dus wys wees om die naam van die plek waar die huwelik voltrek is, so bekend as moontlik te hou – die naaste bekende dorp en nie die naam van die plaas of die kampterrein, of iets dergeliks nie.

Dr Ben du Toit

Direkteur Kommunikasie: NG Kerk Sinode van Wes-en-Suid-Kaap